iPhoneを移動オフィスにする(2) - 予定表編

iPhoneを活用して移動中に仕事を片づける環境を作る、というテーマです。

方法はいくつかありますが、本ブログでは零細企業でも導入が可能な、コストをできる限りかけない方法をご紹介します。

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第二回目はiPhoneとPCのスケジュールを同期させ、PC上で入力したスケジュールをiPhoneからいつでも閲覧/変更/追加できるようにします。

こうすることで携帯電話やiPhoneから入力した情報は自動的にバックアップされ、iPhoneや携帯を紛失した時のリスクを抑えることができます。

社内やPCの環境によって最適な方法は異なります。

1.メールソフトにOutlook2003/2007を利用したい場合

・Outlookの予定表画面(Outlook Expressではありません)
outlookschedule

(1) 社内にある程度詳しいスタッフがいる場合(&社員数が5名以上)

Microsoftが提供しているクラウド型のExchangeサービス Microsoft Exchange Online が検討対象になります。

1メールアドレス月額1,044円~のコストがかかります。

Outlook上のデータをすべてインターネット(サーバ)上に保存できるため、

Outlook内のメール・スケジュール・連絡先をiPhoneや携帯、出張先のホテルのPC等どこからでも利用できるようになります。

(2) 社内に詳しいスタッフがいない場合

電話サポート付きのホスティングサービスが検討対象になります。

国内のホスティング会社ではGMOホスティング&セキュリティ株式会社等が提供しています。

コストは1メールアドレス月額1,575円~です。

・iPhoneの予定表画面(Outlookと同期)
schedule1schedule2

2.メールソフトにこだわらない場合

独自ドメインでGmailが利用可能なGoogleの企業向けグループウェアのGoogle Appsが検討対象になります。

コストは50メールアドレスまでは0円、それ以上は1メールアドレス6,000円/年ですが、

DNSの設定を自分で行わなければならない等、コストが安い分、導入の敷居は少し上がります。

Gmail内のメール、予定表、連絡先をiPhoneや携帯電話※、出張先のホテルのPC等どこからでも利用できるようになります。

※携帯電話からは閲覧のみ

・Googleカレンダーの画面
google-calender

・iPhoneの予定表(Googleカレンダーと同期)
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iPhoneを移動オフィスにする(1) - ファイル編

iPhoneを活用して移動中に仕事を片づける環境を作る、というテーマです。

方法はいくつかありますが、本ブログでは零細企業でも導入が可能な、コストをできる限りかけない方法をご紹介します。

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第一回目は社内の共有ファイル、自分のPC内のファイルをiPhoneでも参照できるようにします。

Amazon S3を使ったクラウド上のファイル共有サービス「ZumoDrive」を使います。

オンラインのファイル共有サービスの容量が大きく、価格が無料なのは今や当たり前(ZumoDriveは1GBまで無料)。

ZumoDriveの大きなメリットは下記のとおりです。

●メリット1.ファイルのコピー/移動が簡単

平たく言うと自分のPCのファイルをコピーや移動する時のように、サーバー上の共有ファイルを扱えます。

いくらWeb上のインターフェース(画面)が良くできていても普段使い慣れているエクスプローラにはかないません。

ZumoDriveを利用すると、A,B,C・・・ドライブの下にZドライブができます。

zumodrive

このZドライブの中のファイルすべてが、他のPCやiPhoneで共有できます。

下記はiPhoneからのアクセスイメージ。

zumodrive-iphone1zumodrive-iphone2zumodrive-iphone3

●メリット2.アップロードに時間がかからない

大きなファイルのアップロードも(見かけ上は)時間がかかりません。

自分のPC内でファイルを移動するのと同じようなスムーズさ。初めはびっくりします。

(実はバックグラウンドで少しづつファイルをアップロードしているので、大きなファイルを

アップロードした直後にPCをシャットダウンすると他のPCでは見られなかったりします)

しかし、使う側のPCの作業を中断させない、意識をさせないという点は素晴らしい。

●他のソフトとの比較

MobileMe

Macで使う分には問題なさそうですが、Windows対応が不十分。

社内にMacPCしかないという特殊な環境以外で入れるのは敷居が(かつ価格も)高いかもしれません。

DropBox

共有ファイルと同じ容量だけローカル(PCやiPhone)の容量が取られてしまうため、iPhoneの容量(8GB/16GB)が

足かせになり、社内のファイルサーバーとして利用する場合にはiPhoneでの利用は現実的ではないようです。

モバイル利用を考えないのであれば、バージョン管理機能があるので、社内ファイルサーバーとしても利用可能です。